เข้าใจเรื่อง Workflow Process ในระบบอินทราเน็ต

Automation Business Process in Bitrix24 "Social Intranet & Collaboration Platform"

Business Process (BP) หรือ Workflow Process นั้นเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยให้การทำงานต่างๆ ของคุณดำเนินได้อย่างเป็นระบบ

• ช่วยลดความผิดพลาดทั้งหลายที่อาจเกิดขึ้นจากความประมาท
• ช่วยลดการเสียเวลาที่ต้องนำกลับมาแก้ไขหรือทำซ้ำ
• ช่วยลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นจากสื่อสารที่ไม่สมบูรณ์ของคนหรือกลุ่มงาน

Business Process จึงกลายเป็นส่วนประกอบสำคัญในการบริหารจัดการในทุก ๆ กิจกรรมของทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระบบอินทราเน็ตขององค์กร

การนำ Business Process มาใช้ใน Bitrix24

สำหรับการนำ Business Process มาใช้ใน Bitrix24 นั้น ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักนิยมนำมาใช้เพื่อจัดการกับข้อมูลต่างๆ

อาทิเช่น การจัดทำเอกสารทางบัญชี, การลงบันทึกรายการเบิกจ่ายต่างๆ, การอนุมัติเอกสาร, การขออนุมัติวันลา, การจัดการข้อมูลลูกค้า, การร้องเรียน, การขอ Import/Export file จากระบบ, และการขออนุมัติอื่นๆ

ดังภาพตัวอย่าง โครงร่างของ Business Process ใน Bitrix24

• คุณจะเห็นถึงขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมและขั้นตอนการขออนุมัติ ซึ่ง Bitrix24
• คุณสามารถปรับแต่งขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้ได้ตามนโยบายการทำงานของคุณ หรือขององค์กรได้อย่างอิสระ ใน workflow แต่ละแบบ
• คุณสามารถกำหนดให้มีการอนุมัติเอกสารได้หลายขั้นตอน โดยที่ทุก ๆ ขั้นตอนของการขออนุมัติ ระบบจะทำการส่งข้อความแจ้งเตือนให้ผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติรับทราบ

พร้อมกันนี้ระบบยังให้อิสระคุณในการจัดการกับขั้นตอนต่างๆ เมื่อมีการตอบปฏิเสธหรือไม่อนุมัติ

เช่น ระบบจะทำการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่เริ่มทำเอกสารนั้น ๆ ให้ทราบว่าเอกสารที่ทำการขออนุมัติมานั้นได้รับการตอบปฏิเสธ เพื่อให้ผู้ที่เริ่มทำเอกสารนั้นกลับไปแก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้ถูกต้องตามที่ผู้มีอำนาจในการอนุมัติร้องขอ เป็นต้น

Business Process ใน Bitrix24 นั้นมีด้วยกัน 2 รูปแบบ

1. รองรับการทำงานในรูปแบบเป็น workflow ที่มีหลายขั้นตอน
2. แบบแยกตามไฟล์เอกสารแต่ละไฟล์อย่างอิสระ ซึ่งระบบ Bitrix24 ได้เปิดช่องทางให้คุณสามารถนำ Business Process ไปใช้ร่วมกับกิจกรรมต่างๆ ของคุณภายในระบบได้ดังนี้
   • Drive, Group, Workgroup และ Company Drive
   • CRM เช่นในส่วนของ lead, contact, company, และ deals
   • Lists ต่างๆ (Professional edition in cloud version และใน self-hosted version)
   • ปรับแต่งเป็นระบบ workflow automation สำหรับกิจกรรมอื่นๆ ตามที่คุณต้องการ (ใช้ได้เฉพาะใน self-hosted version เท่านั้น)

Business Process ใน CRM

คุณสามารถเรียกใช้งาน Business Process ได้จากเมนู settings ภายใต้เมนู CRM การทำงานของ Business Process ใน CRM ระบบจะแยกให้แต่ละส่วนทำงานอิสระต่อกัน

กล่าวคือ คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขในการเข้าถึง/เปลี่ยนแปลง/อนุมัติเอกสาร หรือ ข้อมูลใน CRM แต่ละส่วนซึ่งได้แก่ lead, contact, company, และ deal ได้อย่างอิสระ

การตั้งค่า Business Process ใน CRM

นอกจากนั้นคุณยังสามารถตั้งค่า Business Process ใน CRM ให้ไปแสดงใน Task งานของผู้ที่รับผิดชอบได้เช่น

• เมื่อคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าว่าต้องการนัดให้เข้าไปนำเสนอสินค้า
• คุณสามารถกำหนดให้ระบบตอบอีเมลกลับไปหาลูกค้าเองโดยอัตโนมัติว่า "คุณจะโทรศัพท์ติดต่อไปเพื่อขอทราบรายละเอียดและจะทำการนัดหมายวันเวลาที่ชัดเจนอีกครั้ง"
• ให้ระบบทำการแจ้งเตือนคุณทันทีว่า "คุณได้รับ Task ใหม่ให้ทำการโทรศัพท์ติดต่อลูกค้ารายดังกล่าว" พร้อมทั้งให้คุณกรอกรายละเอียดของการสนทนา
• เมื่อคุณบันทึกรายละเอียดการสนทนาในระบบแล้ว ให้คุณทำการบันทึกข้อมูลการนัดหมายพร้อมทั้งแสดงใน Calendar ของคุณเป็นอันสิ้นสุด Business Process นี้

จาก Business Process ข้างต้นจะเห็นได้ว่า คุณจะไม่พลาดขั้นตอนต่าง ๆ ที่สำคัญในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าที่ส่งอีเมลมาหาคุณเลย ซึ่งนี่เป็นเพียงแค่ตัวอย่างเล็กของการประยุกต์ Business Process มาใช้งานร่วมกับ CRM เท่านั้น คุณยังสามารถปรับแต่งหรือสร้าง Business Process อื่นๆ ที่เกี่ยวกับ CRM ได้อีกมาก

หากคุณต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมของระบบ Bitrix24 - Social Intranet หรือ มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการทำงาน Business Process (workflow process) ของ Bitrix24 [โปรดคลิกเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม]