วิธีเผชิญหน้ากับวิกฤต แล้วพลิกมันให้เป็นโอกาส

11 Sep 2015
 Pull Your Team Together

ในช่วงที่เศรษฐกิจเป็นแบบนี้ ใครหลายคนอาจกำลังเผชิญกับชะตากรรมอันแสนหนักหน่วง ด้วยภาระหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบและอุปสรรคนานับประการที่ถาโถมเข้าใส่คุณ กับช่วงเวลาที่ทุกอย่างดูอึมครึมและอึดอัดไปหมด บริษัทหลายแห่งต้องปิดตัวลง บางแห่งก็จำเป็นต้องลดจำนวนพนักงานลงเพื่อคงธุรกิจไว้

แต่อนิจจา! เวลามันช่างเดินช้าเสียเหลือเกิน ก็เพราะมันเป็นผลพวงที่เกิดจากความถดถอยทางเศรษฐกิจที่เกิดขึ้นแบบต่อเนื่อง เป็นปรากฏการณ์แบบลูกโซ่ที่ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะในประเทศไทยเท่านั้น แต่มันยังเกิดขึ้นกับทุกประเทศทั่วโลกอีกด้วย

วันนี้ผมจึงขอยกบทความเรื่อง How to Pull Your Team Together After a Crisis ของ Dmitry Davydov แห่ง Bitrix24.Com ซึ่งผมได้ใช้มันเป็นแรงบันดาลใจในการบริหารทีมงานในช่วงวิกฤติเศรษฐกิจเช่นนี้ มาเล่าให้ทุกคนได้อ่านกัน

สำหรับผู้บริหารและเจ้าของกิจการ ผมเชื่อว่าคงไม่มีอะไรที่จะทำได้ดีไปกว่าอดทนและมุ่งมั่นทำทุกวิถีทาง ให้ธุรกิจของคุณผ่านพ้นช่วงแบบนี้ไปให้ได้ และหากคุณสามารถยังยืนหยัดอยู่ได้จวบจนถึงวินาทีนี้ได้ นั่นแสดงว่าคุณได้ผ่านประสบการณ์อะไรมาไม่มากก็น้อยแล้ว แต่คงมีอีกหลายคน คนที่คอยทำงานอยู่เบื้องหลังคุณ (เหล่าพนักงานและทีมงานของคุณ)

พวกเขาจำต้องกัดฟันอดทนทำงานหนักขึ้น บางคนก็ยอมได้แม้กระทั่งไม่ได้รับเงินค่าทำงานล่วงเวลา เพราะพวกเขาพยายามช่วยคุณอย่างสุดความสามารถ แต่เชื่อเถอะว่า พวกเขาไม่สามารถอดทนต่อแรงกดดันได้ดีเท่าคุณแน่ๆ พวกเขาอาจเริ่มรู้สึกเบื่อหน่ายและท้อแท้กับสิ่งต่างๆ ที่ผ่านเข้ามาในชีวิต ดังนั้นคุณควรช่วยเหลือพวกเขา เป็นกำลังใจให้กับพวกเขา และยืนอยู่ข้างพวกเขาเสมอ

ผมหวังว่าบทความนี้จะทำให้คุณทราบถึงวิธีการในการช่วยเติมเต็มพลังให้แก่พนักงานและทีมงานของคุณให้พร้อมกลับมาพร้อมสู้ร่วมไปกับคุณอย่างมีประสิทธิภาพอีกครั้ง

อย่าได้เมินเฉยต่อวิกฤต

อย่าได้เมินเฉยต่อวิกฤต

มันจะเป็นเรื่องที่เลวร้ายที่สุดและคุณไม่ควรทำอย่างยิ่งในฐานะของผู้นำคือ การปล่อยให้ทุกอย่างผ่านไปเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น ผู้นำหลายคนที่รู้สึกสับสน อึดอัด ขัดแย้งกับวิธีการที่จะสื่อสารให้ลูกทีมได้รับทราบถึงปัญหาและแนวทางในการเผชิญหน้ากับวิกฤตที่เกิดขึ้น พวกเขาจึงมักจะเลือกใช้วิธีการเพิกเฉยต่อปัญหาเหล่านั้น


สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ

ลูกทีมของพวกเขาจะรู้สึกว่ากำลังถูกทรยศและทอดทิ้งให้ต้องเผชิญกับปัญหาเพียงลำพัง

ผลลัพธ์ที่ตามมาก็คือ

ลูกทีมเหล่านั้นก็ทำอย่างเดียวกับผู้นำของเขา พวกเขาจะไม่สนใจกับปัญหาและทำเหมือนมันไม่เคยมีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น ก็นั่นเป็นเพราะผู้นำได้แสดงให้พวกเขาเห็นว่า “คุณไม่ต้องไปสนใจกับปัญหา คุณแค่ทำทุกอย่างด้วยตัวคุณเองไปเถอะ”

ซึ่งนั่นคงไม่ใช้สิ่งที่ผู้นำที่ดีอยากจะสื่อสารกับพนักงานและทีมงานของพวกเขาเป็นแน่


  • คุณควรบอกถึงสถานการณ์ต่างๆ

  • ที่เกิดขึ้นให้ทุกคนได้ทราบอย่างตรงไปตรงมา
  • คุณจำเป็นต้องแสดงศักยภาพความเป็นผู้นำของคุณออกมาให้มาก ๆ

  • เป็นผู้ฟังที่ดีโดยการรับฟังความคิดเห็นของทุก ๆ คน ไม่ใช่เอาแต่ชี้นิ้วสั่ง ไม่โยนความผิดให้ใคร และเลิกจ้องจับผิดคนอื่น ๆ

  • คุณจะต้องสรุปสถานการณ์และประเด็นปัญหาต่าง ๆ

  • รวมถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นกับทีมของคุณให้ชัดเจนเพื่อให้ทุกคนได้รับทราบ


ยกตัวอย่างเช่น

" จากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นกับบริษัท มันทำให้เราต้องสูญเสียเพื่อนร่วมงานที่ดีของเราไปหลายคน ผมเชื่อว่าพวกเราทุกคนคงรู้สึกตกใจและเศร้าใจต่อการสูญเสียครั้งนี้ไปไม่น้อย และพวกเราคงคิดถึงพวกเขาทุกๆ คนที่จากไป พวกเราที่ยังอยู่ที่นี่อาจคงมีหลายคนที่รู้สึกสับสนและยังไม่รู้ว่าจะทำงานต่อไปอย่างไรเมื่อไม่มีพวกเขาเหล่านั้นแล้ว แต่พวกเราทุกคนย่อมรู้ดีว่า พวกเราจำต้องก้าวเดินกันต่อไปข้างหน้า และหากพวกเราต้องการก้าวไปอย่างมั่นคง พวกเราจะต้องทำงานอย่างรอบครอบมาก ๆ "

รับฟังทุกความคิดเห็นของทีมงาน

รับฟังทุกความคิดเห็นของทีมงาน

  • คุณจำเป็นต้องให้เวลากับทีมงานเพื่อรับฟังความคิดเห็นและความรู้สึกของพวกเขา

  • บางครั้งคุณก็อาจจะรู้สึกกังวลมาก ๆ เกี่ยวกับวิธีจัดการกับงานที่กองอยู่มากมายตรงหน้าด้วยทีมงานขนาดเล็กที่มีอยู่
  • ส่วนลูกทีมของคุณก็อาจจะกลัวจนรนรานหรืออาจจะทำอะไรไม่ได้เลย เพราะเกรงว่าหากเกิดความผิดพลาดขึ้นมาอีก อาจทำให้พวกเขาต้องโดนไล่ออกจากงาน ดังนั้นการพูดคุยเกี่ยวกับวิกฤตและปัญหาต่าง ๆ นี้ จะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับความวิตกกังวลต่าง ๆ โดยเฉพาะกับเรื่องที่ไม่จำเป็นออกไป และจะทำให้คุณเห็นถึงสาระสำคัญของปัญหา และสามารถหาแนวทางใหม่ ๆ เข้าการจัดการกับปัญหาได้อย่างหมดจดอีกด้วย
  • คุณควรหาเวลาเพื่อถามไถ่ถึงความรู้สึกลึกๆ ในใจของพวกเขา

  • แล้วนำมันมาวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาว่ามันมีจุดเริ่มต้นมาจากที่ใด
  • เช่น หากปัญหาเกิดขึ้นจากการที่ลูกทีมของคุณทำงานไม่เสร็จไม่สามารถส่งมอบงานในโครงการที่สำคัญ ๆ ได้ตามกำหนดเส้นตายในหนังสือสัญญาที่บริษัททำไว้กับลูกค้า จนทำให้เกิดผลกระทบร้ายแรงมาถึงการดำเนินงานของบริษัท (อาจถูกยกเลิกโครงการหรืออาจเป็นคดีความที่บริษัทถูกฟ้องร้องเรียกค่าเสียหาย) นี่จึงเป็นเวลาที่เหมาะที่สุดในการพูดคุยกับทีมงานของคุณให้ทราบถึงสาเหตุที่แท้จริง และวิธีการที่คุณในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของทีมจะทำเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์เช่นนี้ขึ้นมาอีกในอนาคต
  • ในฐานะผู้นำของทีม คุณต้องไม่อายที่จะแสดงความรับผิดชอบ

    แม้ว่าปัญหาส่วนใหม่มักเกิดขึ้นจากสถานการณ์ที่อยู่เหนือการควบคุมของคุณ
  • จงยืดอกขึ้นอย่างสง่าผ่าเผยพร้อมกับบอกสมาชิกในทีมของคุณทุกคนว่า คุณเองคือผู้ที่ต้องรับผิดชอบ และคุณจะไม่กล่าวโทษใครหรือมาสืบหาว่าใครเป็นคนผิด แต่คุณต้องการให้ทุกคนร่วมมือกันช่วยกันแก้ไขปัญหาเหล่านี้

ทำซะ! แผนปฏิบัติการ

ทำซะ! แผนปฏิบัติการ

คุณต้องดึงความสนใจของทุกคนขึ้นมาก่อน คุณอาจตั้งประเด็นคำถามสั้นก็ได้เช่น "พวกเราจะเดินหน้าต่อกันอย่างไรดี"

  • คุณควรเริ่มต้นด้วยการให้กำลังใจแก่ทุกคน ลืมคำถามแรกที่คุณกล่าวทิ้งไว้ไปซะ

    เพราะคุณจะได้ไม่ต้องรอคำตอบไง แต่ให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณและลูกทีมของคุณจะพยายามช่วยกันจนได้แผนปฏิบัติการนี้ออกมาแน่ ๆ

  • คุณต้องหลีกเลี่ยงการยกภาระหน้าที่หรือความรับผิดชอบในการออกไอเดียให้แก่ลูกทีมของคุณ

    แต่คุณจะต้องเป็นผู้ที่ต้องเริ่มต้นด้วยการเสนอแนวทางอะไรบางอย่างที่ถูกต้องออกมาก่อน

  • จากนั้นคุณแค่คอยรับฟังไอเดียและข้อมูลต่างๆ จากสมาชิกในทีม

    เพื่อนำมาประยุกต์ให้เข้ากับแนวทางที่คุณได้เริ่มไว้ เพียงไม่กี่ขั้นตอนแค่นี้ก็จะทำให้คุณได้แผนปฏิบัติการที่ทุกคนยอมรับและรู้สึกว่ามีส่วนร่วมในการวางแผนนั้นแล้ว

 

ทำให้ทุกคนในทีมได้รับทราบข้อมูลอยู่เสมอ

ทำให้ทุกคนในทีมได้รับทราบข้อมูลอยู่เสมอ

ด้วยสถานการณ์ที่ยากลำบากเช่นนี้ อาจนำมาซึ่งความไม่มั่นใจของสมาชิกทุกคนในทีม ดังนั้น คุณจึงควรต้องผลักดันให้ทุกคนสื่อสารกันมากขึ้น เพราะการที่ทุกคนได้รับรู้ข้อมูลข่าวสารที่ถูกต้องอยู่เสมอนี้ จะไปทำลายความหวาดหวั่นในใจของทุกคน และทำให้ทุกคนกลับมามีความมั่นใจอีกครั้ง


สิ่งที่คุณต้องทำก็คือ เพิ่มมิติในการสื่อสารของทุกคนในทีม เช่น

  • การส่งข้อความสนทนากันในกลุ่ม (private social network)
  • การส่งอีเมลกลุ่มให้กับทุกคนในทีม
  • การนั่งพูดคุยกันแบบเป็นกันเอง หรือการใช้สื่อสังคมออนไลน์ (Facebook, Twitter, หรือ Google+)

เพื่อให้ทุกคนได้รับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงาน อัพเดทข่าวสารและแบ่งปันข้อมูลใหม่ ๆ ให้แก่กัน โดยที่คุณสามารถทำได้ตลอดเวลาและทุกครั้งที่มีโอกาส คุณสามารถทำได้ทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ โดยจะแบ่งเป็นกลุ่มย่อยก็ได้หรือจะสื่อสารกับลูกทีมแบบตัวต่อตัวก็ได้เพื่อต้องการเน้นย้ำให้พวกเขารับรู้ถึงกฎระเบียบใหม่ๆ และหน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขา

ประเมินมาตรฐานของทีมมาอยู่เสมอ

ประเมินมาตรฐานของทีมมาอยู่เสมอ

ในการสร้างความสามัคคีและสร้างเอกลักษณ์ของทีมขึ้นมาใหม่อีกครั้งนั้น

  • คุณจำเป็นต้องคำนึงถึงหัวใจของความเป็นทีมเสียก่อน

    ให้ลองกลับมาทบทวนดูว่าวิสัยทัศน์ของทีมว่าคืออะไร อะไรคือจุดมุ่งหมายของทีม

  • คุณค่าของข้อมูลที่แบ่งปันกันในทีมและยังนำมาใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจของการทำงานอีกด้วย

    ซึ่งสิ่งต่างๆ ที่กล่าวมานี้ ล้วนจำเป็นต้องมีการตรวจสอบและปรับปรุงให้เหมาะสมกับสถานการณ์

  • การเตือนสติของทุกคนในทีมให้เข้าใจถึงวัตถุประสงค์หลัก, เป้าหมายหลัก, และแนวทางในการปฏิบัติ

    จะทำให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นหรือมีสถานการณ์ใหม่เกิดขึ้นก็ตาม


เพราะทุกครั้งที่เกิดวิกฤต ไม่ว่าจะเรื่องเล็กเพียงใดก็ตาม มันจะไปสั่นคลอนความเชื่อมั่น และขวัญกำลังใจของทุกคน
หน้าที่ของคุณในฐานะผู้นำคือ การเข้าไปช่วยให้พวกเขามีกำลังใจและกลับมาอยู่ในความเชื่อมั่นอีกครั้ง


Bitrix24 Business Process

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสำหรับของทุกคนในทีม ผมขอแนะนำ Bitrix24 (ระบบ Private Social Intranet) Bitrix24 ได้รวมเอาเครื่องมือสื่อสารที่จำเป็นทั้งหมดมาไว้ในที่เดียวกัน ได้แก่ระบบรับ-ส่งข้อความ, อีเมล์, video chat, ระบบโทรศัพท์แบบ IP phone พร้อมมีระบบแจ้งเตือนเมื่อมีการติดต่อและข้อความใหม่มาถึงคุณและลูกทีม ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่พลาดทุกการสื่อสาร
หากคุณสนใจ >>> 
Bitrix24 Intranet <<< ลองดูรายละเอียดได้ที่นี่

« Back to Result