3 สิ่งที่ต้องทำ ! เพื่อยกระดับคุณภาพการทำงาน

17 พฤศจิกายน 2558

มีอยู่หลายวิธีที่ท่านสามารถนำมาใช้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพในการทำงานของท่าน เช่น การปรับปรุงคุณภาพของระบบงาน การบริหารเวลา ปรับปรุงเรื่องการสื่อสาร จัดเรียงอันดับความสำคัญก่อน-หลัง หรือแม้แต่การโฟกัสและพุ่งเป้าไปยังเรื่องใดเรื่องหนึ่งก็ตาม แต่สิ่งที่ผมจะกล่าวต่อไปนี้ เป็นวิธีการที่จะนำท่านไปสู่หนทางแห่งการพัฒนาศักยภาพของท่านในแบบที่ท่านจะได้สนุกสนานไปกับมัน แน่นอนมันเป็นวิธีการที่ทำได้ง่ายกว่าแบบเดิม ๆ แม้มันอาจจะแปลกและแตกต่างไปจากเดิมอยู่บ้าง แต่รับรองว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นจะทำให้ท่านตื่นตาตื่นใจอย่างแน่นอน วิธีการหรือแนวทางนี้มีอยู่ 3 สิ่งที่ท่านควรลองทำ คือ

1. พัฒนาทักษะของคุณซะก่อน

ทักษะพื้นฐานของงานเป็นสิ่งที่คุณต้องใช้มันเป็นอยู่ประจำในการทำงาน แต่หากคุณมีทักษะเพิ่มขึ้นอีกซักนิดล่ะ นั่นหมายถึงท่านแค่ต้องฝึกฝนทักษะใหม่ ๆ ซึ่งเป็นทักษะที่ท่านต้องใช้ในงานประจำของท่าน ฝึกฝนจนชำนาญ จนเป็นเรื่องธรรมชาติ มันจะดีแค่ไหนล่ะ เพราะนั่นจะทำให้ท่านไม่รู้สึกว่าท่านจะต้องทำมันด้วยความพยายามสุดความสามารถอีกต่อไป หากท่านมีทักษะในเรื่องพวกนั้นแล้ว ต่อไปท่านก็จะทำมันได้อย่างสบาย ไร้ซึ่งความกดดันใด ๆ แต่จงจำไว้ว่า เมื่อท่านกำลังเพลิดเพลินไปกับงานจนรู้สึกว่าอะไร ๆ ก็ง่ายไปหมด โปรดอย่าตีความว่าสิ่งที่ง่ายหมายถึงสิ่งที่ดี เพราะท่านอาจกำลังคิดอะไรที่ผิด ๆ อยู่

ถูกต้องแล้วที่ทักษะนิสัยของงานมักทำให้ท่านรู้สึกว่าอะไร ๆ ก็เป็นเรื่องง่ายไปซะหมด
แต่ในความเป็นจริงมันก็มักทำให้ท่านลืมคำนึงถึงเรื่องคุณภาพของงานไปด้วยเช่นกัน ในการทำงานให้ออกมาดีนั้น ท่านจะต้องทำมันให้ดีในทุก ๆ องค์ประกอบ ตั้งแต่การใช้ทักษะพื้นฐานไปจนถึงทักษะชั้นสูงที่ท่านได้เรียนรู้และฝึกฝนเพิ่มขึ้นมา

"งานยิ่งยากและซับซ้อนมากขึ้น ท่านก็ยิ่งต้องมีทักษะชั้นสูงเพิ่มขึ้นหลาย ๆ ทักษะด้วยเช่นกัน"

ดังนั้นท่านจึงควรสำรวจตนเองอยู่เสมอ เพื่อวิเคราะห์ให้ทราบถึงความสามารถและคุณภาพของทักษะพื้นฐานและทักษะเฉพาะทางอื่น ๆ ที่ท่านมี เพื่อให้มั่นใจว่าท่านถนัดทักษะใด และเป็นทักษะที่ท่านชำนาญทั้งในด้านประสิทธิภาพและคุณภาพอย่างแท้จริง และทักษะใดที่ท่านควรจะต้องปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น

จริง ๆ แล้วทักษะในการทำงานก็เหมือนกับทักษะด้านกีฬาที่นักกีฬาเก่ง ๆ ทุกคนจะต้องหมั่นฝึกซ้อมอยู่เสมอ ผู้ที่มีทักษะดีกว่าย่อมทำงานได้ดีกว่า รวดเร็วกว่า เรียบร้อยกว่า และได้คุณภาพที่เหนือกว่าผู้ที่มีทักษะน้อย ดังนั้นหากท่านต้องการประสบความสำเร็จในงาน รวมทั้งงานที่ยากและซับซ้อนด้วยแล้วนั้น ท่านก็จะต้องหมั่นฝึกฝนและเพิ่มพูนทักษะของท่านทุก ๆ วันด้วย

2. ตั้งใจทำงานของท่านอย่างจริงจัง

การที่ท่านอยู่ในยุคของการสื่อสารและการเชื่อมต่อ หากไม่พูดถึงการที่ทุก ๆ วันนี้ท่านมักได้รับข้อมูล ข่าวสาร ข้อความ และการติดต่อจากผู้ร่วมงานและลูกค้าที่เข้ามาอย่างมากมายจนยากแก่การโฟกัสในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเพียงอย่างเดียว การที่จะไม่ใส่ใจเรื่องรอบ ๆ ตัวเลยคงเป็นเรื่องที่ผิดวิสัยของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เพราะจริง ๆ แล้วมันก็เป็นเรื่องดีนะสำหรับการดำเนินธุรกิจ

เมื่อท่านหลีกเลี่ยงมันไม่ได้ เช่นนั้นแล้ว ท่านจะต้องปรับตัวให้เข้ากับมันได้อย่างกลมกลืนด้วย วิธีการที่จะช่วยให้ท่านสามารถปรับตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ ท่านจะต้องโฟกัสไปยังปัญหาที่สำคัญ ๆ ก่อน เลือกดูว่าปัญหาใดหรืองานใดในความรับผิดชอบของท่านที่มีความสำคัญและมีความเป็นไปได้ในการทำให้ประสบความสำเร็จมากที่สุด แล้วลงมือทำมันซะ ทำอย่างจริงจัง

ท่านอาจจะต้องจัดการกับเวลาให้ดี บางทีท่านอาจต้องแบ่งเวลา 1-2 ชั่วโมงต่อวัน สำหรับการรับส่งอีเมล์และติดต่อสื่อสารกับผู้ร่วมงานรวมไปถึงลูกค้าของท่านเอง แต่หากท่านจะต้องติดต่อสื่อสารกับคนอื่น ๆ ตลอดเวลาแล้วนั้น การจัดให้มีขอบเขตเรื่องเวลาที่ชัดเจนก็เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับจัดการกับงานหลักของท่านให้สำเร็จรุร่วง ท่านสามารถกำหนดไว้ว่าเวลาใดที่ท่านต้องการโฟกัสมันอย่างจริงจัง ไม่ต้องการให้ผู้ใดและเรื่องใดเข้ามารบกวนหรือทำให้งานหลักของท่านต้องหยุดชะงักลง

ลองทำเป็นตารางงานแล้วแจ้งให้ผู้อื่นทราบ เช่น อาจเป็นเวลาช่วงบ่ายของทุกวันวันศุกร์ที่ท่านจะขอโฟกัสกับงานอย่างจริงจัง อาจเป็นสัปดาห์ละครั้งหรือมากกว่านั้นขึ้นอยู่กับปริมาณงานในมือของท่าน การทำเช่นนี้จะช่วยให้ท่านสามารถจัดการกับงานสำคัญและขจัดการถูกรบกวนจากผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. อย่าใส่ใจกับเรื่องที่ทำให้ท่านต้องไขว้เขว

วิธีการนี้อาจจะดูแปลกไปบ้าง แต่การที่ท่านเลิกสนใจกับสิ่งต่าง ๆ ที่ประดังเข้ามาบ้างก็อาจจะช่วยให้ท่านมีเวลาพอที่จะไปจัดการปัญหาหรืองานที่คั่งค้างอยู่ได้ การเลิกสนใจหรือเลิกใส่ใจ ไม่ได้หมายความว่าท่านจะต้องไม่สนใจกับอะไรเลย ซึ่งจริง ๆ แล้วการทำงานที่มีประสิทธิภาพนั้น ท่านจะต้องรู้จักการให้ความสำคัญกับสิ่งที่เกี่ยวกับงานของท่านทุก ๆ เรื่อง เพียงแต่ท่านจะต้องเลือกให้ถูกว่าอะไรที่เป็นสาระสำคัญของงาน อะไรที่อยู่ในความควบคุมของท่าน และอะไรที่จะทำให้ท่านหลุดโฟกัส เสียความควบคุม และเสียเวลาไปกับมันโดยไม่จำเป็น จงไว้ใจคนอื่นบ้าง ปล่อยให้พวกเขามีเวลาจัดการกับปัญหาและงานของพวกเขาเองบ้าง ไม่จำเป็นที่ท่านจะต้องไปจัดการด้วยตนเองทั้งหมด

"การมีน้ำใจช่วยเหลือผู้อื่นเป็นสิ่งที่ดีและควรทำอย่างยิ่งเพื่อให้ทีมประสบความสำเร็จ" แต่หากท่านใช้มันอย่างไม่ระมัดระวังแล้ว ตัวท่านเองที่จะกลายเป็นผู้ที่ต้องเอาเวลาที่จะใส่ใจในงานของท่านไปยุ่งกับทุกเรื่องจนไม่เหลือเวลาให้ท่านจัดการงานของตัวเองให้เสร็จ

บางครั้งท่านก็อาจจะต้องไม่ใส่ใจกับบางเรื่องที่เกี่ยวกับตัวท่านเองด้วยเช่นกัน สิ่งนี้อาจเรื่องที่ยากที่สุดเพราะมันผิดวิสัยในการทำงานของท่าน แต่เมื่อถึงเวลาที่ท่านจะต้องตั้งใจทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดให้เสร็จ อาจเป็นช่วงเวลาที่ท่านได้แบ่งไว้สำหรับการสะสางงานตามตารางเวลา (ข้อ 2) ของท่าน ให้ท่านพักเรื่องอื่น ๆ ไว้ก่อน แล้วมีสมาธิกับเรื่องที่ท่านกำลังทำอยู่เท่านั้น วิธีการนี้จะช่วยให้สมองของท่านทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและยังเหลือเวลาให้สมองได้พักผ่อนด้วย

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะสามารถช่วยให้ท่านทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงหรือ ? เริ่มต้นจากการปลูกฝังทักษะใหม่ ๆ ในการทำงานเข้าไปจนเกิดเป็นความชำนาญ จัดสรรเวลาให้ท่านได้มีตารางเวลาที่ชัดเจนในการตั้งใจสะสางปัญหาและงานของท่านอย่างเพียงพอ และอย่างปล่อยให้ความกลัว ความวิตกกังวล หรือความผันผวน และสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่เหนือความควบคุมของท่าน เข้ามาในจิตใจท่าน แล้วทำให้ท่านต้องเสียเวลาเสียโอกาสในความตั้งใจที่จะสะสางปัญหาและงานของท่าน แล้วเมื่อใดที่ท่านใช้ทั้ง 3 สิ่งนี้ในการทำงาน ท่านจะเห็นความแตกต่างและการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้นเอง

ขอขอบคุณบทความดี ๆ จาก คุณ ดีเมียร์ ดาวีดอฟ แห่ง Bitrix24 ระบบโซเชียลอินทราเน็ต ที่ได้รับการยอมรับมากที่สุดและมีบริษัท-หน่วยงานต่าง ๆ ใช้งานแล้วกว่า 7 แสนองค์กรทั่วโลก

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ ระบบโซเชียลอินทราเน็ต

หรือติดต่อ 02-946-3700 บริษัท ทีเอ็นที มีเดียแอนด์เน็ตเวิร์ค จำกัด ผู้แทนจำหน่ายระบบโซเชียลอินทราเน็ตรายเดียวในประเทศไทย